رسالة تغطية لوظيفة سكرتيرة
نموذج ودليل الشامل لكتابة رسالة تغطية لوظيفة سكرتيرة
إذا كنت ترغبين في الحصول على وظيفة سكرتيرة، فمن المهم جدًا أن تقدمي خطاب تغطية مقنع ومتقن يبرز خبراتك ومهاراتك ويعرف المستخدم بشخصيتك وأهدافك المهنية.
يعتبر خطاب التغطية الوسيلة الرئيسية لجذب اهتمام صاحب العمل وإقناعه بأنك الشخص المناسب لشغل الوظيفة. لذلك، في هذا المقال، سوف نقدم لك نموذجًا لخطاب تغطية لوظيفة سكرتيرة مع تفاصيل كيفية تحرير رسالة التغطية بشكل فعال وما يجب تجنبه من أخطاء شائعة.
كيف تكتب خطاب أو رسالة تغطية لوظيفة سكرتيرة
يُعد خطاب التغطية أو رسالة التحفيز أو الـ Cover Letter أمرًا هامًا عند تقديم طلب لوظيفة سكرتيرة، حيث يعمل على توضيح القدرات والمهارات والخبرات التي يتمتع بها المترشح والتي تجعله مؤهلاً لهذه الوظيفة. إليكم بعض النصائح والإرشادات لكتابة خطاب تغطية الوظيفة بشكل صحيح:
- العنوان: يجب على المتقدم أن يحدد عنوانًا مناسبًا يصف الوظيفة التي يتقدم لها، مثل “خطاب تغطية وظيفة سكرتيرة”.
- المقدمة: يجب أن تكون المقدمة موجزة وتعريفية عن المتقدم ومنشأته والوظيفة المتقدم لها، ويمكن استخدامها لإظهار الحماس والشغف للوظيفة.
- الهيكل: يجب على المتقدم أن يستخدم هذا الجزء لتوضيح خبراته ومهاراته المهنية والشخصية والتعليمية التي تجعله مؤهلاً للوظيفة، ويجب التركيز على تفاصيل العمل السابق وكيفية تطبيقها على الوظيفة المطلوبة.
- الخاتمة: يجب أن تكون الخاتمة موجزة ودقيقة، ويمكن استخدامها لتأكيد الاهتمام والاستعداد للمقابلة الشخصية.
- التوقيع: يجب على المتقدم أن يضع توقيعه وتفاصيل الاتصال الخاصة به في النهاية، بما في ذلك رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
العبارات التي يمكن استخدامها في كتابة رسالة تغطية لوظيفة سكرتيرة
هناك عدد من العبارات والمصطلحات التي يمكن استخدامها في كتابة رسالة تغطية لوظيفة سكرتيرة، ومن بينها:
- “أنا مهتمة جداً بالانضمام إلى فريقكم” : يمكن استخدام هذه العبارة لإظهار الاهتمام بالوظيفة المعروضة.
- “أنا أمتلك مهارات تنظيمية وإدارية قوية” : يمكن استخدام هذه العبارة لإظهار الكفاءة في العمل السكرتاريا والإداري.
- “أنا لدي خبرة سابقة في العمل كسكرتيرة” : يمكن استخدام هذه العبارة لإظهار الخبرة السابقة في مجال العمل السكرتاريا.
- “أنا أتمتع بمهارات الاتصال والتواصل الفعال” يمكن استخدام هذه العبارة لإظهار الكفاءة في التعامل مع الزملاء والعملاء والتعامل معهم بشكل لائق واحترافي.
- “أنا أتمتع بمهارات كتابة الأوراق الرسمية والتقارير” : يمكن استخدام هذه العبارة لإظهار القدرة على كتابة المستندات الرسمية والتقارير بطريقة محترفة
- “أنا أستطيع العمل بشكل مستقل وأيضاً كجزء من فريق”: يمكن استخدام هذه العبارة لإظهار القدرة على العمل بشكل مستقل وفي نفس الوقت العمل بشكل جيد ضمن الفريق.
- “أنا أتمتع بمرونة في العمل وقدرة على التكيف مع الظروف المختلفة”: يمكن استخدام هذه العبارة لإظهار القدرة على التعامل مع المواقف المختلفة والعمل تحت الضغط.
- “أنا ملتزمة بالجودة والدقة في العمل”: يمكن استخدام هذه العبارة لإظهار الالتزام بالجودة والدقة
الأخطاء التي يجب تجنبها عند كتابة خطاب تغطية لوظيفة سكرتيرة
يجب تجنب بعض الأخطاء الشائعة التي يمكن أن تؤثر على فعالية خطاب تغطية الوظيفة للمتقدمين لوظيفة سكرتيرة. ومن هذه الأخطاء:
- عدم إضافة معلومات شخصية: يجب تجنب إضافة معلومات شخصية غير مهمة أو غير صحيحة في الخطاب. ويمكن تجنب ذلك عن طريق البقاء محدودًا عند الحديث عن الخبرات العملية والمهارات الوظيفية.
- عدم التركيز على المؤهلات والمهارات المطلوبة: يجب التركيز على المؤهلات والمهارات المطلوبة في وظيفة السكرتيرة، والتي تم الإعلان عنها في وصف الوظيفة.
- الكتابة بأسلوب غير مهني: يجب الحرص على الكتابة بأسلوب مهني وواضح، مع تجنب استخدام اللغة العامية أو العبارات الغير مناسبة.
- عدم تحديد أسباب الرغبة في الوظيفة: يجب تحديد الأسباب التي تجعل المتقدم يرغب في الوظيفة وما الذي يجعله يؤهل لهذه الوظيفة.
- عدم الاهتمام بالتفاصيل: يجب الاهتمام بالتفاصيل الدقيقة في الخطاب مثل التهجئة الصحيحة والقواعد اللغوية الصحيحة، وتفقد الخطاب عدة مرات للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية.
- عدم التأكد من تخصص الشركة: يجب الحرص على التأكد من تخصص الشركة والتأكد من أن مؤهلات المتقدم تتوافق مع احتياجات الشركة.
- عدم ذكر الخبرات العملية: يجب تجنب عدم ذكر الخبرات العملية المهمة التي تمتلكها المترشحة.
وسائل تحرير رسالة تغطية جيدة لوظيفة سكرتيرة
يمكن استخدام عدة وسائط ووسائل لتحرير رسالة تغطية جيدة لوظيفة سكرتيرة، من بينها:
- القالب الجاهز: يمكن البحث عن قوالب جاهزة لخطاب التغطية عبر الإنترنت، والتعديل عليها ليناسب المتقدم للوظيفة وتفاصيله الشخصية.
- البرامج الإلكترونية: يمكن استخدام برامج معالجة النصوص الشهيرة مثل Microsoft Word أو Google Docs، حيث تتضمن هذه البرامج ميزات تحرير وتنسيق النصوص بشكل احترافي.
- القواعد البيانات: يمكن الاستفادة من القواعد والبيانات الموجودة في مكتبة الجامعة أو البحث عبر الإنترنت عن قواعد بيانات مهنية تحتوي على نماذج مختلفة من رسائل التغطية.
- مراجعة الأمثلة الجيدة: يمكن البحث عن أمثلة جيدة لرسائل التغطية على الإنترنت أو من خلال طلب المساعدة من أشخاص آخرين لمشاهدة نماذج سابقة.
نموذج رسالة تغطية لوظيفة سكرتارية
السيد / السيدة (اسم المستلم)
أتقدم بطلبي هذا لشغل وظيفة سكرتارية في شركتكم المحترمة. أنا متحمسة لهذه الفرصة وأعتقد أن مهاراتي وخبراتي تؤهلني بشكل كبير للعمل في هذه الوظيفة.
أنا حاصلة على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، ولدي خبرة سابقة في العمل كسكرتيرة في شركات مختلفة. وأتقن استخدام الحاسوب وبرامج الأوفيس بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook. كما أنني لدي خبرة في إدارة مواعيد الاجتماعات وترتيب الملفات والمستندات وإدارة المراسلات البريدية.
كما أنني أتمتع بمهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بشكل فعال. كما أنني أتمتع بمهارات اتصالات فعالة وقدرة على العمل مع فريق العمل بشكل جيد. كما أنني أستطيع التكيف مع بيئة العمل الديناميكية والتحديات المختلفة بشكل سلس وفعال.
أنا متاحة للعمل بدوام كامل، وأتطلع إلى العمل في بيئة عمل محفزة وتعاونية. أنا متأكدة من أنني سأكون إضافة داعمة لفريقكم وأنا مستعدة للعمل بجد لتحقيق أهداف الشركة.
شكراً لكم على الاهتمام بطلبي، وأتطلع للحصول على فرصة للتحدث معكم حول كيفية مساهمتي في شركتكم. يمكنكم التواصل معي في أي وقت عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف المحمول الخاص بي.
مع خالص التحية،
(اسم المتقدم)
الشروط المطلوبة لوظيفة سكرتيرة
تختلف الشروط المطلوبة لوظيفة سكرتيرة حسب نوع الشركة والمكان الذي تتواجد فيه الوظيفة، ولكن عمومًا يمكن القول بأن هناك مجموعة من الشروط التي يتطلبها معظم أصحاب العمل لهذه الوظيفة، وتشمل:
- الخبرة: يفضل أن يكون لدى المتقدم خبرة سابقة في مجال العمل الإداري والسكرتارية، خاصة إذا كانت الوظيفة تتطلب التعامل مع الوثائق والملفات الهامة.
- اللغات: يتطلب العمل كسكرتيرة التحدث بطلاقة باللغة الإنجليزية ولغات أخرى حسب متطلبات العمل.
- مهارات الاتصال: يجب أن يكون لدى المتقدم مهارات اتصال قوية ويجيد التعامل مع الزبائن والعملاء.
- الكمبيوتر والتقنية: يتطلب العمل كسكرتيرة القدرة على استخدام الحاسوب والبرامج الخاصة بالعمل الإداري، بالإضافة إلى القدرة على البحث والتعامل مع الإنترنت.
- التنظيم والترتيب: يجب أن يكون لدى المتقدم قدرة على التنظيم والترتيب، حيث تتطلب الوظيفة التعامل مع الكثير من المعلومات والوثائق وترتيبها بطريقة منطقية.
- السرية: يتطلب العمل كسكرتيرة القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات التي يتم التعامل معها في العمل.
الوثائق المطلوبة الى جانب خطاب التغطية لوظيفة سكرتيرة
عادةً ما يُطلب من المتقدمين لوظيفة سكرتيرة تقديم مجموعة من الوثائق والمستندات إلى جانب خطاب التغطية، ويمكن أن تختلف هذه الوثائق حسب متطلبات الشركة أو المؤسسة. ومن بين هذه الوثائق:
- السيرة الذاتية: يجب على المتقدم تقديم سيرة ذاتية تفصيلية تحتوي على المؤهلات العلمية والخبرات العملية والمهارات التي يتمتع بها وأية شهادات تدريب أو دورات تعليمية قد حصل عليها.
- صورة شخصية: يجب تقديم صورة شخصية واضحة وحديثة، يفضل أن تكون خلفية الصورة بسيطة وتركيز الصورة على وجه المتقدم.
- المستندات التعليمية: يجب تقديم صور عن شهادات التعليم والدورات التدريبية والشهادات الأخرى ذات الصلة بالوظيفة.
- رسالة التوصية: يمكن للمتقدم تقديم رسالة توصية من مدير سابق أو زميل عمل أو أي شخص يعرف مهاراته وخبراته السابقة.
- نسخة من جواز السفر: في بعض الحالات يمكن أن يُطلب من المتقدم تقديم نسخة من جواز السفر لتحديد هويته الشخصية والجنسية.
يجب على المتقدم التأكد من توفر جميع الوثائق المطلوبة قبل تقديمها مع خطاب التغطية، والتأكد من تنسيقها بشكل مناسب وترتيبها بطريقة منظمة.
خلاصة
في النهاية، يمكن القول إن رسالة تغطية الوظيفية هي بمثابة بطاقة الدعوة الأولى للمتقدمين لوظيفة سكرتيرة. لذلك، يجب أن تكون ملفتة للانتباه وجذابة ، بحيث تعكس شخصيتهم ومؤهلاتهم بأفضل طريقة ممكنة.
وبالنظر إلى النصائح التي تم ذكرها في هذا المقال، يجب أن يتم التأكد من الالتزام بها عند كتابة رسالة التغطية، مثل استخدام أسلوب مهني وواضح وتجنب الأخطاء الإملائية والنحوية، والاستفادة من الأدوات الإلكترونية المتاحة لتحسين جودة الكتابة والتنسيق.
علاوة على ذلك، ينبغي أيضاً تخصيص الوقت الكافي لكتابة رسالة التغطية وتفكير جيد في المحتوى الذي سيتم ذكره. ولا ينبغي نسيان تضمين الوثائق المطلوبة الأخرى إلى جانب رسالة التغطية.
في النهاية، تأكد من إعطاء انطباع إيجابي لصاحب العمل من خلال الرسالة التغطية، وأن تظهر له مدى اهتمامك بالوظيفة ومهاراتك وخبراتك المهنية، مما يزيد من فرص الحصول على فرصة العمل المرغوبة.
