كيف تكتب رسائل بريد إلكتروني احترافية (مع نماذج)

توفر رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية طريقة فعالة للتعامل مع الاتصالات المهمة في مكان العمل. يمكنك كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة بعد مقابلة أو الرد على عرض عمل أو التواصل مع العملاء. يتيح لك فهم كيفية صياغة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية كتابة رسائل كفؤة وموجهة بثقة. في هذه المقال، نقدم صيغ للعديد من رسائل البريد الإلكتروني المهنية المتداولة.

ما هو البريد الإلكتروني الاحترافي؟

البريد الإلكتروني الاحترافي هو أي اتصال تقوم به إما كموظف أو موظف محتمل في شركة. يجب أن يكون لهذه الحروف تنسيق قياسي ونبرة احترافية. يُعد استخدام المصطلحات مقبولاً عندما تكتب إلى شخص على دراية بهذه المصطلحات والعبارات. ركز على استخدام لغة واضحة وموجزة لرسائل البريد الإلكتروني المهنية حيث أن المتلقي غالبًا ما يكون لديه العديد من الاتصالات للعمل من خلالها كل يوم. رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية موجزة وفعالة، وتحافظ على مهمة الطرفين.

كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي

سيساعدك فهم كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي على صياغة اتصالات فعالة لأي حاجة في مكان العمل. اتبع هذه الخطوات لإنشاء بريد إلكتروني احترافي لأغراض العمل:

• قم بإنشاء سطر موضوع إعلامي.
• قدم تحية مهذبة.
• عالج النقطة على الفور.
• قم بتضمين دعوة واضحة للعمل.
• خاتمة مع معلومات الاتصال الخاصة بك.

1. إنشاء سطر موضوع إعلامي

يتيح سطر الموضوع للمستلم معرفة ما يمكن توقعه وغالبًا ما يساعده في تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص به. اجعل سطر الموضوع مختصرا ​​حتى تسهل رؤيته.

2. تقديم تحية مهذبة

يمكنك أن تبدأ معظم رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية بكلمة “سيدي” أو “مرحبًا”. إذا كنت تكتب إلى زميل مقرب منك، فيمكنك ببساطة تضمين اسمه الأول في التحية.

قراءة المزيد: 20 طريقة لبدء بريد إلكتروني

3. تناول الموضوع على الفور

اذكر الغرض من البريد الإلكتروني على الفور. احترم وقت المستلم وقم بتفصيل المعلومات الضرورية بإيجاز قدر الإمكان. استخدم قائمة ذات تعداد نقطي أو رقمي للمساعدة في تنظيم المعلومات إذا كانت هناك عدة نقاط يجب تناولها.

4. تضمين دعوة واضحة للعمل

إذا كنت تريد أن يقوم المستلم بشيء ما ردًا على بريدك الإلكتروني، فحدد هذا. قم بتضمين تفاصيل حول كيفية استجابة المستلم إذا كنت تتوقع ردًا. أخبرهم إذا كان هناك موعد نهائي يجب أن يكونوا على علم به.

5. اختتم مع معلومات الاتصال الخاصة بك

اختتم الخطاب باسمك ولقبك بالإضافة إلى معلومات الاتصال الخاصة بك. يجب أن يتضمن هذا رقم هاتفك كحد أدنى. يمكنك أيضًا تقديم عنوانك، خاصةً إذا كان المستلم يحتاج إلى إرسال مستندات أو منتجات مادية إليك.

قراءة المزيد: كيفية إنهاء بريد إلكتروني

نماذج بريد إلكتروني احترافية

ستجد أدناه العديد من نماذج البريد الإلكتروني الاحترافية المتداولة:

شكرا لك البريد الإلكتروني بعد المقابلة

سيد [الاسم]،

أشكركم على لقائكم معي اليوم لمناقشة منصب [المسمى الوظيفي] في [الشركة]. كان من دواعي سروري مقابلتكم، وقد استمتعت بمناقشة [إشارة إلى محادثة المقابلة]. أنا متحمس لإتاحة الفرصة لي لتقديم مهاراتي وخبرتي في [الصناعة أو التعليم] لفريق [القسم]، حيث أعتقد أنني يمكن أن أكون أحد المؤهلين في [مشروع] عملكم.

أنا أتطلع للسماع منكو قريبا. يرجى إعلامي إذا كنتم بحاجة إلى أي معلومات إضافية.

مع أطيب التحيات،

[اسم]

البريد الإلكتروني لمتابعة المقابلة

مرحبًا [الاسم]،

أجريت مقابلة من أجل [الوظيفة] المنصب في [الشركة] في [التاريخ] وأردت أن أتحقق معكم بشأن الوضع الحالي لهذه الوظيفة. أنا متحمس لفرصة العمل مع فريق [القسم] والمساعدة في [المهام التي تمتلكها، أي بناء قاعدة عملائك، وإنشاء حملات تسويقية جديدة].

يرجى إعلامي إذا كانت هناك أي معلومات إضافية يمكنني تقديمها للمساعدة في عملية التوظيف. إنني أتطلع إلى الاستماع منكم.

فائق التقدير،

[اسم]

قراءة المزيد: أمثلة البريد الإلكتروني للمتابعة بعد المقابلة

بريد إلكتروني احترافي يطلب التوضيح

مرحبًا [الاسم]،

شكرًا على الوقت الذي استغرقته للتواصل معي بشأن [الموضوع]. هل يمكنك تزويدنا ببعض المعلومات الإضافية حتى أتمكن من فهم طلبك بشكل أفضل؟ أود مساعدتك في أسرع وقت ممكن. إذا كان بإمكانك من فضلك توضيح النقاط الثلاث الأكثر أهمية التي تحتاج إلى مساعدتي بشأنها، فمن شأن ذلك أن يساعد في تسريع العملية.

بمجرد أن أحصل على هذا التوضيح، سأكون قادرًا على مساعدتك بشكل أكثر فعالية.

شكرا لك،

[اسم]

بريد إلكتروني يرفض عرض عمل

سيد [الاسم]،

شكرًا لك على عرض منصب [المسمى الوظيفي] لدى [الشركة]. أنا أقدر لك الوقت الذي قضيته في التفكير بي في هذه الوظيفة. بعد دراسة متأنية، أدركت أن هذا ليس أفضل ما يناسب أهدافي في هذا الوقت. لقد قررت [قبول منصب آخر، أو البقاء في منصب حالي، أو البحث عن وظيفة أخرى أو اتخاذ مسار مختلف للعمل].

شكرا لك مرة أخرى على وقتك ودعمك. أتمنى لك التوفيق في العثور على الموظف المناسب لهذا المنصب.

مع أخلص التحيات،

[الإسم]

طلب البريد الإلكتروني

مقدمة

مرحبًا [الاسم]،

لقد كنت [هدفًا، أي البحث عن وظيفة جديدة، والبحث عن عملاء جدد] ولاحظت أنك [حدد الاتصال، أي عملت مع، وكتبت ورقة مع] [اسم الهدف]. كنت أتمنى أن تتمكن من تقديمي حتى أتمكن من [الهدف]. لقد قدمت نموذجًا لمقدمة مع بعض التفاصيل حول المشروع الذي أعمل عليه أدناه، ولكن لا تتردد في تخصيص هذا بنفسك. لا تتردد في إخباري إذا كان بإمكاني تقديم أي معلومات إضافية.

أتمنى أن تكون بصحة جيدة وأتطلع إلى اللحاق بك أكثر قريبًا. شكرا لك على أي مساعدة يمكنك تقديمها.

أفضل،

[الاسم]

إرسال بريد إلكتروني مع مقدمة احترافية

مرحبًا [الاسم]،

أود أن أقدم لكم [الاسم]. إنه [المسمى الوظيفي] لدى [شركة] يتطلع إلى التواصل مع [الحاجة، أي الموردين الذين يمكنهم تلبية احتياجات الشركة المتزايدة، والباحثين في الصناعة، والمستقلين ذوي الخبرة لمشروع جديد]. أعتقد أنك قد تكون مناسبًا جيدًا لهذا المشروع وأردت مساعدتك في التواصل مع بعضكما البعض.

لقد قمت بنسخ [الاسم] في هذا البريد الإلكتروني حتى يتمكن من إخبارك بالمزيد عن [الفرصة] بنفسه. [الاسم] هي [علاقة، أي موظف سابق لدي، أو زميل خريج، أو مقاول عملت معه] وأنا أوصي به بشدة لـ [نوع العمل]. آمل أن تكون هذه بداية علاقة مربحة لكما.

أخلص التحيات،

[اسم]

بريد إلكتروني يطلب توصية العميل

مرحبًا [الاسم]،

شكرًا جزيلاً على كلماتك الرقيقة بخصوص [المشروع] الذي أكملناه لك الشهر الماضي. إذا كنت لا تمانع، أود أن أقتبس من رسالتك في قسم الشهادات على موقعنا على الإنترنت. يرجى إعلامي إذا كنت مرتاحًا لذلك. إذا لم يكن كذلك، فلا بأس بذلك. لا ضغوط!

أردت أيضًا أن أخبرك أنه لدينا [عدد] فرص العمل على مدار الأشهر الثلاثة المقبلة للعملاء الجدد. أحب العمل مع عملاء مثلك متحمسين بشأن [الأهداف]. إذا كنت تعرف أي شخص قد يستفيد من خدماتنا، فلا تتردد في إرسالها إلي.

يمكنك تزويدهم بمعلومات الاتصال التالية حتى يتمكنوا من الاتصال بي شخصيًا. رقم هاتفي المباشر هو [رقم] وعنوان بريدي الإلكتروني هو [العنوان]. يمكنني تقديم خصم 10٪ للعملاء الجدد الذين يقومون بالتسجيل خلال الأشهر الثلاثة القادمة. ستحصل على خصم 10٪ على خدمتك التالية لإحالة العملاء الذين يشترون على الأقل [المبلغ]. تتوفر معلومات إضافية حول عروضنا الترويجية الحالية على [رابط].

شكرا لك!

أفضل،

[اسم]