رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب OOO (مع نماذج)

البريد الإلكتروني خارج المكتب يُطلق عليه أيضًا رسالة OOO هو رد آلي يُعلم المُرسِلين على الفور أنك بعيد عن مساحة عملك ولن تقرأ أو ترد على رسائل البريد الإلكتروني بالسرعة المعتادة. يتم إرسال هذه الرسالة كرد تلقائي على أي رسالة تدخل بريدك الوارد.

البريد الإلكتروني هو شكل جوهري من أشكال الاتصال في مكان العمل للزملاء والعملاء على حدٍ سواء. إذا كنت غير قادر على الرد على رسائل البريد الإلكتروني لأنك تأخذ إجازة أو تحضر حدث عمل أو بعيدًا عن الحاسوب لأي سبب آخر، فمن المهم تهيئة رسالة خارج المكتب. عندما يرسل الأشخاص رسائل بريد إلكتروني، فإنهم غالبًا ما يتوقعون الرد في الوقت المناسب. يساعد إعداد رسالة خارج المكتب على إبقاء الناس على إلمام وتأهيلهم لكيفية المتابعة أثناء غيابك.

فيما يلي العديد من النصائح والنماذج لمساعدتك في صياغة رسالة احترافية خارج المكتب.

متى يجب على استخدام رسالة خارج المكتب؟

من الآداب الصحيحة إعداد رد خارج المكتب في أي وقت لا تتمكن فيه من التحقق من رسائل البريد الإلكتروني خلال ساعات العمل المألوفة. سواء كنت ذاهبًا في عطلة لعدة أسابيع أو مشغولًا فقط لهذا اليوم أثناء حضور اجتماع خارج الموقع أو حدث آخر، فإن رسالة OOO مناسبة.

حتى إذا كنت قد أعلنت بالفعل أنك ستخرج من المكتب، فسيصبح الناس مشغولين وقد ينسون أنك غير موجود. يمكن أن يكون الرد الآلي بمثابة تذكير مجد لأي شخص يحاول التواصل معك أثناء غيابك. يمكن أن يكون مفيدًا لك أيضًا -حيث يتيح لك تركيز انتباهك الكامل بشكل أفضل.

يحقق البريد الإلكتروني المصمم جيدًا خارج المكتب ما يلي:

• إنه يوفر إرشادات حتى لا ينتظر زملاء العمل أو العملاء منك معالجة سؤال أو استفسار حساس للوقت.
• يتيح للعملاء أو أي جهات اتصال خارجية أخرى معرفة أنك لا تتجاهل رسائلهم.
• إنه يضع توقعات واضحة حول الوقت الذي ستتمكن فيه من الاستجابة.

من الجيد أيضًا إعداد رسالة OOO على حساب بريدك الإلكتروني الشخصي -خاصةً إذا كنت في منتصف عملية بحث عن وظيفة وتتوقع تلقي رد من أصحاب العمل. بدون رسالة آلية، قد يفترض أصحاب العمل أن عدم إجابتك تعني أنك لم تعد مهتمًا بهذه الفرصة.

الموضوعات ذات الصلة: أهم 11 من قواعد آداب البريد الإلكتروني التي يجب اتباعها للتواصل المهني

ما الذي يجب أن أدرجه في رد خارج المكتب؟

تتضمن رسائل البريد الإلكتروني الأكثر فاعلية لـ OOO ما يلي:

• تحية ودية ومهنية
• كم من الوقت سوف تكون بعيدا
• متى يتوقع المرسل ردًا
• بمن تتصل في حالة الطوارئ
• قدم تعليمات للمهام التي تؤديها عادة
• لماذا أنت بعيد (اختياري)

دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل عنصر من عناصر البريد الإلكتروني خارج المكتب للرجوع إليها عندما تكتب ما تريد:

1. تحية ودية ومهنية

قم دائمًا بتضمين تحية، تمامًا كما تفعل في أي رسالة بريد إلكتروني أخرى. على سبيل المثال، قد تبدأ بشيء مثل:

أهلا! شكرا لرسالتك.

2. كم من الوقت سوف تكون بعيدا

كن محددًا قدر الإمكان للتأكد من أن المرسل يفهم بوضوح المدة التي ستظل فيها غير متاح. على سبيل المثال:

سأكون خارج المكتب ولن أتمكن من التحقق من البريد الإلكتروني طوال اليوم الاثنين 10 أكتوبر والثلاثاء 11 أكتوبر.

3. متى يتوقع المرسل ردًا

امنح المرسل توقعات واضحة بشأن خططك بمجرد عودتك. إذا كنت ستغادر لفترة طويلة وتتوقع العودة إلى مئات الرسائل، فيمكنك إضافة لغة للتأكد من أن المرسل لا يتوقع أن يسمع منك فور عودتك. على سبيل المثال:

سأعود في 12 أكتوبر وسأرسل رسائل البريد الإلكتروني في أسرع وقت ممكن، بالترتيب الذي وردت به.

4. بمن تتصل في حالة الطوارئ

إذا كانت رسالة المرسل عاجلة، فقد لا يتمكن من الانتظار حتى تعود لاتخاذ إجراء. قم دائمًا بتضمين معلومات الاتصال بمدير أو زميل يشعر بالراحة في التعامل مع أي مراسلات طارئة في غيابك. على سبيل المثال:

إذا كانت هذه الرسالة حالة طارئة، فيرجى الاتصال بزملائي مدير الحساب أميرة رجب على [email protected] أو 512-111-1234.

5. قدم تعليمات للمهام التي تؤديها عادة

إذا كانت هناك مهمة معينة أو دراسة أو إجابة، فمن المتوقع أن تقدمها على أساس متكرر، بما في ذلك معلومات عن المكان الذي يمكن للمستلم الحصول على معلوماته فيه. قد تقرر توكيل هذه المهمة إلى زميل أو مدير أو السماح للشخص الذي يتواصل معك بمعرفة أنك ستكمل المهمة في يوم معين عندما تكون قادرًا على ذلك. على سبيل المثال:

إذا كنت تتواصل بشأن تقرير المخزون لهذا الأسبوع، فيرجى التواصل مع زميلي على [email protected].

6. لماذا أنت بعيد (اختياري)

قد يكون من المفيد أحيانًا تضمين معلومات حول سبب إبتعادك عن المكتب لتحديد التوقعات المناسبة. على سبيل المثال، إذا كنت لا تزال تعمل ولكنك تسافر في رحلة عمل خارج البلد، فقد لا تتمكن من الوصول إلى البريد الإلكتروني أثناء نفس ساعات العمل.

على سبيل المثال:

أنا حاليا خارج البلاد للعمل. يرجى توقع حدوث تأخير في الردود لأن اتصال الإنترنت الخاص بي قد يكون غير متسق.

الموضوعات ذات الصلة: 10 أفكار سبتية عظيمة

أمثلة الرسائل خارج المكتب

رد غير متوفر:

أهلا،

شكرا لك على بريدك الإلكترونى! أنا حاليًا خارج المكتب في عطلة مع أسرتي من 12 إلى 17 حزيران (يونيو) ولن أتمكن من الوصول إلى البريد الإلكتروني خلال ذلك الوقت. سأعود إلى المكتب يوم الاثنين 18 يونيو، وسأحرص على الرد على خطابك في أسرع وقت ممكن.

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في هذه الأثناء، فلا تتردد في التواصل مع مديري كريس رودريغيز على [email protected]

تمتع بأسبوع رائع.

شكرا،

خالد عبد العزيز

مدير حسابات

ذات صلة: كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي

رد متأخر:

أهلا،

شكرا لرسالتك. أنا حاليًا خارج البلاد في رحلة عمل حتى 10 أبريل. سوف أتحقق من رسائل البريد الإلكتروني بشكل متقطع، لكن من فضلك توقع تأخيرًا في الرد لمدة تصل إلى 24 ساعة.

إذا كانت هذه حالة طارئة، فيرجى الاتصال بزميلتي نادية أمين ([email protected]).

إذا كانت هذه مشكلة فنية، فيرجى الاتصال بالدعم الفني عن طريق الاتصال بالرقم 1212-333-800-1.

شكرا لك على تفهمك،

خالد عبد العزيز

مساعد مدير المبيعات

تختلف عملية إعداد الإجابات التلقائية باختلاف تطبيق البريد الإلكتروني ولكنها بشكل عام سريعة وبسيطة. باستعمال هذه التوصيات والنماذج، يمكنك صياغة رسالة احترافية خارج المكتب تزود المرسلين بالمعلومات التي يحتاجون إليها.