دليلك الاحترافي لكتابة بريد إلكتروني للأعمال (نصائح ونماذج)

تعد براعة التواصل القوية من الأصول المهمة في مكان العمل اليوم. مع التكنولوجيا الحديثة، يتم تنفيذ المزيد من العمل على أجهزة الحاسوب وأصبح البريد الإلكتروني وسيلة اتصال أساسية للمحترفين. يمكن أن تساعدك معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني للنشاط التجاري على تحسين مهارات الاتصال الخاصة بك والتميز أمام الزملاء والعملاء.

في هذه الموضوع، نناقش كل ما تحتاج إلى معرفته لكتابة بريد إلكتروني تجاري رائع، بما في ذلك النصائح والأمثلة.

ما هو البريد الإلكتروني للأعمال؟

البريد الإلكتروني الخاص بالعمل هو مظهر من مظاهر الاتصال الكتابي الذي يتم إرساله إلى المستلم إلكترونيًا عبر الإنترنت. غالبًا ما يكون الهدف من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل هو نقل المعلومات أو مطالبة المستلم باتخاذ إجراء. بينما غالبًا ما يكون البريد الإلكتروني أقل رسمية من أشكال الاتصال الأخرى، غالبًا ما يتبع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل إيقاعا وأسلوبًا وشكلًا احترافيًا مصممًا لاستخراج الاستجابة المنتظرة من المستلم.

ذات صلة: 20 طريقة لبدء بريد إلكتروني

• كيفية كتابة بريد إلكتروني للأعمال
• اتبع هذه الخطوات لكتابة بريد إلكتروني احترافي رائع:
• اختر سطر موضوع واضح.
• ابدأ بتحية.
• اذكر الغرض الخاص بك.
• أغلق مع التوقيع المهني.
• صحح بروفات الطباعة.

1. اختر سطر موضوع واضح

سطر الموضوع هو ملخص موجز عن موضوع بريدك الإلكتروني. يتيح سطر الموضوع للمستلم معرفة ما يجب أن يتوقعه للعثور على مزيد من المعلومات عند فتح بريدك الإلكتروني. من المهم أن يكون سطر الموضوع واضحًا ومهنيًا للتأكد من أن المستلم يفهم الغاية من البريد الإلكتروني ويفتح بريدك الإلكتروني لتصفحه. من الأفضل أن تكون مباشرًا وواضحًا في سطر الموضوع لمنع إهمال بريدك الإلكتروني أو محوه عن طريق الخطأ.

2. ابدأ بتحية

يجب أن يبدأ كل بريد إلكتروني خاص بالعمل بتحية مهنية. يجب أن تكون تحياتك موجزة وأن تهدف إلى مخاطبة المستلم بالاسم. ومع ذلك، إذا كنت لا تعرف اسم المستلم، فيمكنك استخدام المسمى الوظيفي الخاص به بدلاً من ذلك. من أمثلة التحيات الشائعة الاستخدام في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل “سيدي” و “صباح الخير ” و” طاب مساءك ” و “مرحبًا” و “تحياتي”.

3. اذكر الغاية الخاص بك

يجب أن يكون لكل بريد إلكتروني خاص بالعمل غرض، ويفضل أن يكون هناك غرض واحد فقط لكل بريد إلكتروني. حاول التأكد من أن بريدك الإلكتروني ينقل رسالة واضحة تتعلق بموضوع أو مهمة أو طلب معين. سيساعد القيام بذلك على ضمان عدم تفويت التفاصيل المهمة وسيساعد في منع الالتباس. يمكن أن يساعد بدء بريدك الإلكتروني بجملة تنص بوضوح على الغرض على ضمان فهم المستلم لسبب كتابتك للبريد الإلكتروني.

على سبيل المثال، “أكتب هذا البريد الإلكتروني لإبلاغك بأنه تم إجراء تغييرات على سياسة الخصوصية الخاصة بنا. يرجى مراجعة التغييرات التالية وإخباري إذا كان لديك أي تساؤلات.”

الموضوعات ذات الصلة: 8 أفضل الممارسات لآداب البريد الإلكتروني للأعمال

4. أغلق مع التوقيع المهني

في بريد إلكتروني خاص بالعمل، يعمل سطر توقيع بريدك الإلكتروني كبطاقة عمل. العديد من الشركات لديها توقيعات مسبقة التنسيق لموظفيها. يتضمن التوقيع المهني عادةً تحية ختامية رسمية واسمك ولقبك المهني واسم شركتك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. قد يتضمن توقيعك المهني أيضًا شعار شركتك أو صورة لك.

5. التدقيق اللغوي

بعد الانتهاء من كتابة بريدك الإلكتروني، يجب عليك تدقيق البريد الإلكتروني بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية. يجب عليك أيضًا التأكد من أن رسالة بريدك الإلكتروني واضحة. عند تصحيح رسالة بريد إلكتروني للنشاط التجاري، حاول أن تفكر في نفسك كمستلم يقرأ البريد الإلكتروني للتحقق من أنك استعملت الأسلوب

 والتنسيق الملائمين. أخيرًا، إذا كان من المفترض أن تكون هناك ملحقات، فتحقق جيدًا من إرفاق المستندات قبل إرسال البريد الإلكتروني.

نماذج البريد الإلكتروني للأعمال

فيما يلي مثال على نوعين مختلفين من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل والتي كتبها نفس الشخص. أحدهما مكتوب إلى زميل والآخر مكتوب إلى العميل:

البريد الإلكتروني للعمل على سبيل المثال الزميل

• إلى: حاتم محمود
• إعادة: فحص الجدول الزمني لخطة المبيعات: يرجى المراجعة
• المرفقات: الجدول الزمني لخطة المبيعات2022
• رسالة:

سيد حاتم،

أكتب هذا البريد الإلكتروني لإعلامك بأن الموعد النهائي لخطة المبيعات التي كنا نعمل عليها قد تم رفعاه لمدة أسبوع واحد. الموعد النهائي الجديد هو 20 مارس بدلاً من 27 مارس. وبسبب هذا التغيير، سنحتاج إلى إجراء تعديلات على الجدول الزمني لضمان اكتمال كل مهمة في المشروع بحلول الموعد النهائي. لقد أرفقت عرضا محدثًا للجدول الزمني للعمل. يرجى مراجعة وإخباري إذا كنت ستستطيع إنجاز المهام المعينة لك بحلول المواعيد النهائية الجديدة. اسمحوا لي أن أعرف إذا كان هناك أي أسئلة أو مخاوف.

شكرا،

• أميرة ساسي
• مدير المبيعات
• مجموعة برو تاتش للتأمين وإعادة التأمين
• الهاتف: (777) 999-8888
• بريد إلكتروني: [email protected]

البريد الإلكتروني للأعمال إلى مثال العميل

• إلى: السيد حاتم بن محمود
• رد: مرحبًا بكم في Pro Touch Insurance Group -تم إرفاق المستندات المهمة
• المرفقات: وثائق خطة جينينغز

رسالة:

مرحبا سيد حاتم ،

شكرًا لك على ثقتك في Pro Touch Insu

Rance Group مع احتياجات التأمين على الحياة لعائلتك. نحن نعلم أن تأمين المستقبل المالي لعائلتك يعد خطوة مهمة لك ولعائلتك. نحن نقدر اختيارك لنا لحماية أمن عائلتك المستقبلي. لقد أرفقت وثائق سياستك بهذا البريد الإلكتروني. تغطي هذه الوثائق كل ما ناقشناه خلال اجتماعنا حول تغطيتك. إذا كانت لديك أي أسئلة أو مخاوف بشأن تغطيتك بعد مراجعة مستندات السياسة، فلا تتردد في التواصل معي لإعلامي. سأبقى وكيل التأمين الشخصي الخاص بك طوال فترة سريان وثيقتك. شكرا لك مرة أخرى لثقتك.

• تحياتي حارة
• أميرة ساسي
• مدير المبيعات
• مجموعة برو تاتش للتأمين
• الهاتف: (777) 999-8888
• بريد إلكتروني: [email protected]

نصائح لكتابة البريد الإلكتروني للأعمال

فيما يلي بعض النصائح العامة التي يجب تذكرها عند كتابة بريد إلكتروني للعمل:

تعرف على جمهورك: من المهم أن تعرف من هو جمهورك قبل أن تبدأ في كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل. تحتاج معظم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل إلى أسلوب رسمي وشكل رسمي لإبقائها احترافية. يجب أن تهدف نبرة بريدك الإلكتروني إلى أن تظل واضحة وإيجابية. ومع ذلك، قد تتمكن من استخدام أسلوب وتنسيق أقل رسمية إذا كنت تعرف المستلم جيدًا.

استخدم التعاطف عند الكتابة: قد يكون تحديد النبرة والمعنى المقصود للتواصل الكتابي تحديًا للقارئ في بعض الأحيان. سيساعدك استخدام التعاطف أثناء كتابة بريدك الإلكتروني على ضمان بقاء نبرة صوتك إيجابية ومنع سوء التفاهم.

تأكد من أن بريدك الإلكتروني ضروري: يتلقى معظم الأشخاص الكثير من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. يمكن أن يساعد التأكد من الحاجة إلى بريدك الإلكتروني قبل إرسال بريد إلكتروني خاص بالعمل في تحسين احتمالية قيام المستلم بفتح بريدك الإلكتروني وقراءته والرد عليه بالفعل.

تأكد من أن استخدام البريد الإلكتروني مناسب: بينما يعد البريد الإلكتروني أداة تواصل رائعة للمحترفين، فإن بعض أنواع الاتصال تكون أفضل عند تسليمها عبر تنسيق آخر مثل شخصيًا أو عبر الهاتف. من المهم التأكد من أن استخدام البريد الإلكتروني مناسب لما تحتاجه للتواصل قبل إرسال بريد إلكتروني خاص بالعمل.

احتفظ ببريدك الإلكتروني موجزًا: يمكن أن يساعدك إبقاء بريدك الإلكتروني قصيرًا ومباشرًا في التأكد من أن رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك واضحة وسيؤدي إلى الحصول على الرد الذي تتوقعه من المستلم. كونك واضحًا ودقيقًا في اتصالك بالبريد الإلكتروني سيوفر وقت القارئ ويساعده على إدراك المقصد من بريدك الإلكتروني بوضوح.