أفضل طريقة لبدء بريد إلكتروني أو كتابة مقدمة رسالة الكترونية

يعتبر التمكن من كتابة رسائل بريد إلكتروني واضحة وودية واحترافية مهارة جوهرية لحياتك المهنية. يمكن أن يساعدك بدء رسائل البريد الإلكتروني وإنهاؤها بشكل صحيح في بناء العلاقات وإنجاز العمل بشكل رائع.

في هذه المقالة، سنغطي كيفية بدء بريد إلكتروني بما في ذلك التوصيات والعديد من بدائل البريد الإلكتروني التي يمكنك استخدامها في مراسلاتك التالية.

ذات صلة: كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي

لماذا يشكل بدء البريد الإلكتروني الخاص بك مسألة هامة

البريد الإلكتروني هو شكل مهم من أشكال التواصل، تمامًا مثل المكالمات الهاتفية ومؤتمرات الفيديو. يجب أن تتعامل مع كل بريد إلكتروني على أنه فرصة لإنماء التقدير المتبادل مع زملائك. من خلال كتابة مقدمة رائعة لرسالتك الإلكترونية، من المرجح أن تترك تأثيرا أول إيجابيًا للغاية. يمكن لمثل هذا التأثير أن يشجع جمهورك على قراءة الرسالة الكاملة لبريدك الإلكتروني واتخاذ أي تدابير مطلوبة.

• التحية بالبريد الإلكتروني
• كيف تبدأ البريد الإلكتروني

هناك بعض أفضل الممارسات الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة بداية بريدك الإلكتروني:

تهجى أي أسماء تستخدمها بشكل صحيح. قد يؤدي الخطأ في كتابة اسم المستلم إلى الشعور بعدم الاحترام -إذا لم تأخذ الوقت الكافي لمعرفة اسمه، فمن غير المرجح أن يثق في أنك قد أولت اهتمامًا لتفاصيل مهمة أخرى. لضمان قراءة بريدك الإلكتروني بالكامل باعتناء وبناء علاقات مع المتلقين، تأكد من كتابة أسمائهم بشكل صحيح. إذا كنت تراسلهم عبر البريد الإلكتروني، فمن المحتمل أن يكون اسمهم موجود بالفعل في بريدك الإلكتروني و / أو التوقيع. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقم بإجراء القليل من البحث للتأكد من صحة أسمائهم.

اجعله احترافيًا. قد يكون من المغري أن تبدو ودودًا أو متحمسًا في تحية البريد الإلكتروني باستخدام ترحاب مرح أو وجه مبتسم أو علامات تعجب. ضع في اعتبارك الحد الأدنى من جانب الاحتراف.

اعرف المتلقي. يجب أن تخصص تحية للمتلقي. إذا كنت تعرف المستلم (المستلمين) جيدًا، فقد يكون من المناسب استخدام تحية أكثر استرخاءً. يمكن أن تتغير تحياتك أيضًا إذا كنت تخاطب شخصًا واحدًا أو عددًا قليلاً من الأفراد أو العديد من الأشخاص. تأكد من أن تحياتك تتوافق مع الأشخاص الذين تكتب إليهم.

ما يجب تضمينه في مقدمة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

يجب أن تحتوي بداية بريدك الإلكتروني على ما يلي:

1. التحية

لبدء رسالة بريد إلكتروني، يجب أن تبدأ بتحية. يمكنك القيام بذلك بعدة طرق بناءً على سبب الكتابة والجهة التي تكتب إليها.

2. حسن التمنيات (طوعي)

بعد الاحتفاء، من الاختياري تضمين ملاحظة سريعة وإيجابية مثل “أتمنى أن يكون كل شيء على ما يرام” أو “أتمنى أن تكون قد قضيت عطلة نهاية أسبوع رائعة”. يعد هذا مناسبًا إذا لم تكن قد راسلت المستلم لفترة طويلة من الوقت أو إذا كانت لديك علاقة وثيقة به.

3. سبب الكتابة

بعد ذلك، تأكد من تضمين جملة موجزة أو جملتين حول سبب كتابتك. يمكن أن يساعد إعلام المستلم بالهدف من بريدك الإلكتروني في ضبط إيقاع باقي مراسلاتك.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على رسائل البريد الإلكتروني التي قد تستخدمها بناءً على البريد الإلكتروني.

نماذج تحية البريد الإلكتروني

فيما يلي العديد من الأمثلة على التحيات التي يمكنك الاختيار من بينها لبدء بريدك الإلكتروني. كما تمت مناقشته في النصائح أعلاه، تأكد من تحديد تحية تنطبق على جمهورك وسبب الكتابة:

عند الكتابة إلى مستلم واحد أو اثنين:

• عزيزي [الاسم]،
• عزيزي [الاسم] و [اللقب]،
• مرحبًا [الاسم]،

عند الكتابة إلى ثلاثة مستلمين أو أكثر:

• مرحبا بالجميع،
• [اسم المجموعة أو الفريق] ،
• أهلا بالفريق،
• اهلا جميعا،
• أهلا،
• صباح الخير،
• طاب مساءك،
• مساء الخير،

عندما لا تكون متأكدًا من اسم المستلم:

• سيدي العزيز،
• سيدتي العزيزة،
• سيدي العزيز او سيدتي،
• أهلا،
• عزيزي مدير التوظيف،
• تحياتي،

طرق لبدء بريد إلكتروني بأمثلة

فيما يلي أمثلة للطرق التي يمكنك من خلالها بدء بريد إلكتروني في سيناريوهات مختلفة بتنفيذ التوصيات والطرق المذكورة أعلاه.

عند التقدم لوظيفة:

سيدتي : كلارا اندراوس ،

آمل أن يجد هذا استحسانكم. أنا أكتب ردًا على إعلان وظيفتكم لمنصب مساعد استقبال … “

بعد الانتهاء من المقابلة:

“مرحبا سيد خافيير ،

أشكرك مرة أخرى على الوقت الذي قضيته في مقابلتي بشأن منصب مدير المحاسبة اليوم. أنا أتابع المعلومات الإضافية التي طلبتها بخصوص محفظتي … “

عند إعداد اجتماع:

“فريق تحياتي ،

أنا أتواصل من أجل إعداد اجتماع حول المشروع القادم … “

عند تقديم أعضاء الفريق الجدد:

“هاجر ،

أهلا! أكتب لأقدم لكم أحدث عضو في فريق الموارد البشرية لدينا، “هاجر بن سلطان … “

عند قبول عرض العمل:

“مرحبًا سيد حاتم ،

شكرا جزيلا لرجوعك. أنا متحمس لمعرفة المزيد عن العرض … “

تعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني جزءًا مهمًا من أي وظيفة. تأكد من قضاء بعض الوقت في التفكير في جمهورك وسبب كتابتك بالضبط. يمكن أن يساعدك القيام بذلك على بناء اتصال واضح يبني العلاقات ويدفع الأعمال إلى الأمام. يمكن أن يؤدي بدء بريدك الإلكتروني بطريقة احترافية إلى إنشاء انطباع أول إيجابي.