أهم قواعد آداب البريد الإلكتروني التي يجب اتباعها للتواصل المهني

أضحي البريد الإلكتروني أحد الوسائل الرئيسية التي يتواصل بها الأفراد في كل من التراتيب الشخصية والمهنية. في الواقع، يؤلف معظم الأشخاص بريدًا إلكترونيًا واحدًا على الأقل يوميًا، ويجد العديد من الأفراد أنفسهم يكتبون رسائل بريد إلكتروني متعددة على أساس يومي. بينما قد يبدو إرسال بريد إلكتروني بسيطًا وهو بالتأكيد طريقة سريعة وإيجابية للتواصل، إلا أن هناك العديد من المبادئ التي يجب اتباعها عند إرسال بريد إلكتروني بصفة احترافية. في هذه المقالة، نناقش أهم 11 قاعدة من قواعد آداب البريد الإلكتروني التي يجب اعتبارها عند كتابة وإرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية.

الموضوعات ذات الصلة: 45 تحية بريد إلكتروني مختلفة لاستخدامها في العمل

ما هي آداب البريد الإلكتروني؟

تشير آداب البريد الإلكتروني إلى الكيفية التي يجب أن يتصرف بها الشخص عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها وإرسالها. يمكن أن تختلف آداب البريد الإلكتروني اعتمادًا على طبيعة البريد الإلكتروني المرسل. على سبيل المثال، من المحتمل أن تكون آداب البريد الإلكتروني التي من المتوقع أن تتبعها عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الأصدقاء والعائلة مختلفة عن الآداب المتوقعة منك في مكان العمل. يمكن أن تضمن معرفة آداب البريد الإلكتروني الأساسية أن يُنظر إليك على أنك محترف ولديك الثقة عند الكتابة أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني في أماكن مختلفة.

تعتبر آداب البريد الإلكتروني مهمة لعدد من الأسباب، من بينها:

• مقدرتك على نقل الاحتراف إلى بيئة الأعمال
• يضمن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مباشرة وسهلة الفهم
• يمكن أن تمنع الدعاوى القضائية المحتملة المرتبطة برسائل البريد الإلكتروني غير الملائمة المرسلة في بيئة العمل
• ذات صلة: كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي

11 قاعدة من قواعد آداب البريد الإلكتروني

1. تأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني ذو طبيعة مهنية.
2. تأكد من أن نبرة صوتك احترافية.
3. استخدم سطر موضوع واضح ومختصر.
4. تجنب الأخطاء النحوية أو الإملائية.
5. تحقق مرة أخرى من تهجئة اسم المستلم.
6. استخدم خطًا قياسيًا وسهل القراءة وحجم الخط.
7. لا تقم بتضمين الرموز التعبيرية أو الرسوم المتحركة الأخرى في بريدك الإلكتروني.
8. قم بتضمين المرفقات الضرورية فقط.
9. الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهنية بأسرع ما يمكن.
10. تحقق للتأكد من أنك ترسل بريدك الإلكتروني إلى المستلم الصحيح.
11. قم بتدقيق بريدك الإلكتروني قبل الضغط على “إرسال”.

1. تأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني ذو طبيعة مهنية

يعد استخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي جزءًا مهمًا من آداب البريد الإلكتروني الجيدة. إذا كنت ترد على بريد إلكتروني داخل مؤسستك، فيجب عليك دائمًا استخدام عنوان البريد الإلكتروني الذي قدمته لك شركتك. إذا كنت ترد على رسائل بريد إلكتروني احترافية خارج العمل، فأنشئ بريدًا إلكترونيًا احترافيًا يتضمن اسمك حتى يتمكن المستلمون بسهولة من معرفة من يرسل البريد الإلكتروني.

2. تأكد من أن نبرة صوتك احترافية

يعد الاحتفاظ بنبرة احترافية في رسائل البريد الإلكتروني ذات النزعة المهنية مكونًا مهمًا آخر من آداب البريد الإلكتروني الجيدة. حتى إذا كنت تعرف الشخص جيدًا، يجب أن تسعى جاهدًا لتظل محترفًا قدر الإمكان عند المقابلة في صفة متعلقة بالعمل. تجنب العبارات المختصرة أو اللغة غير الرسمية بشكل مفرط.

3. استخدم سطر موضوع واضحًا وموجزًا

عند كتابة بريد إلكتروني احترافي، تأكد من أن سطر الموضوع واضح وسهل الفهم. يمكن أن يساعد ذلك في نقل ما يتعلق ببريدك الإلكتروني إلى المستلم بسرعة بالإضافة إلى ضمان فتح البريد الإلكتروني الخاص بك بالفعل من قبل المستلم. إذا كان سطر الموضوع غامضًا أو غير رسمي بشكل مسرف، فقد يحذف المستلم بريدك الإلكتروني أو يغفل عنه.

ذات صلة: 20 طريقة لبدء بريد إلكتروني

4. تجنب الأخطاء النحوية أو الإملائية

ابذل قصارى جهدك لتجنب أي أخطاء نحوية أو إملائية في بريدك الإلكتروني. يوضح هذا للمستلم أنك تأخذ مراسلاتك على محمل الجد وأنك لست كسولًا مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

5. تحقق مرة أخرى من تهجئة اسم المستلم

يعد التأكد من كتابة اسم المستلم بشكل صحيح أمرًا مهمًا للغاية في آداب التعامل مع البريد الإلكتروني. خطأ إملائي واحد يمكن أن يجعل اتصالاتك تبدو ضعيفة ومسيئة. قبل الضغط على “إرسال”، تحقق مرتين أو حتى ثلاث مرات من أنك كتبت الاسم الأول والأخير للمستلم بدقة.

الموضوعات ذات الصلة: 14 نوعًا مختلفًا من رسائل البريد الإلكتروني الزائفة وكيفية تجنبها

6. استخدم خطًا قياسيًا وسهل القراءة وحجم الخط

يجب عليك استخدام خط قياسي يسهل قراءته، مثل Calibri أو Times New Roman أو Arial وحجم خط يبلغ 10 أو 12. يضمن هذا المزيج من الحجم والحروف سهولة قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك والمسح الضوئي من قِبل معظم المستلمين.

7. لا تقم بتضمين الرموز التعبيرية أو الرسوم المتحركة الأخرى في بريدك الإلكتروني

تجنب تضمين الرموز التعبيرية أو الرسوم المتحركة الأخرى مثل الوجوه المبتسمة في رسائل البريد الإلكتروني المهنية الخاصة بك. يمكن أن يبدو هذا غير رسمي بشكل مسرف ويمكن أن يكون له انطباع سلبي على المتلقي.

8. قم بتضمين المرفقات الضرورية فقط

قبل تضمين مرفق في بريدك الإلكتروني، تأكد من أنه ضروري للبريد الإلكتروني المعين الذي ترسله. على سبيل المثال، يمكن تضمين مستند يحتوي على جملة أو جملتين فقط في نص البريد الإلكتروني.

بدلاً من إرسالها في مرفق. تأكد أيضًا من ذكر المرفق في بريدك الإلكتروني حتى لا يتجاهله المستلم.

9. الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهنية بأسرع ما يمكن

على الرغم من أنه من غير المتوقع أن تصل إلى كل رسالة بريد إلكتروني تتلقاها على الفور، فمن الجيد الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الوقت المناسب. هذا ينطبق بشكل خاص على العملاء أو رسائل البريد الإلكتروني الأخرى التي قد تكون ملحة بطبيعتها. حاول إعطاء الأفضلية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك فور ورودها حتى تتمكن من تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تقتضي أسرع الردود.

الموضوعات ذات الصلة: التحية المهنية عبر البريد الإلكتروني: نصائح وأمثلة

10. تحقق للتأكد من أنك ترسل البريد الإلكتروني الخاص بك إلى المتلقي الصحيح

الخطأ الشائع الذي يحدث في مكان العمل هو أن شخصًا ما يرسل بريدًا إلكترونيًا إلى المستلم الخطأ. هذا صحيح بشكل خاص عندما يكون في مكان العمل عدة موظفين بنفس الاسم. قد يكون من السهل النقر فوق عنوان بريد إلكتروني محفوظ فقط لإدراك بعد إرساله أنه كان مستلم البريد الإلكتروني الخطأ. تأكد من التحقق مرة أخرى من أن لديك عنوان البريد الإلكتروني الصحيح للمستلم قبل الضغط على “إرسال”.

11. قم بمراجعة بريدك الإلكتروني قبل الضغط على “إرسال”

قبل إرسال أي بريد إلكتروني احترافي، يجب عليك دائمًا مراجعة البريد الإلكتروني مرة واحدة على الأقل للتأكد من صحته ويتضمن جميع المعلومات الضرورية. يمكن أن يمنع التدقيق اللغوي لرسائل البريد الإلكتروني كل من الأخطاء الإملائية والنحوية بالإضافة إلى الحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني للمتابعة بسبب نقص المعلومات في البريد الإلكتروني الأصلي.

الموضوعات ذات الصلة: 100 عبارة بريد إلكتروني لتحسين الاتصال