كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي ( مع نموذج تطبيقي)

يعتبر البريد الإلكتروني أحد أكثر صيغ الاتصال استعمالا داخل وخارج مكان العمل. نظرًا لسرعته وكفاءته، فمن المحتمل أن تستخدم البريد الإلكتروني في بعض الخاصية بغض النظر عن دورك أو مجال عملك. يمكنك كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية لعدة أسباب. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تلخيص اجتماع مهم أو تبادل المعلومات أو تحديث مهم أو إرسال خطاب تعريف.

يوفر البريد الإلكتروني جيد الصاغة للمستلم رسالة ودية وواضحة وموجزة وقابلة للتنفيذ. إن تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني يلبي كل هذه المعايير.

ضع في حسابك التوصيات وأفضل الممارسات التالية لمعاضدتك في كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية وفعالة: حدد هدفك، وجمهورك، واجعله موجزًا ​​، وصحح بريدك الإلكتروني، واستخدم آداب السلوك المناسبة، وتذكر المراجعة.

• تنسيق بريد إلكتروني احترافي
• ذات صلة: كيفية إنهاء بريد إلكتروني
• ست خطوات لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية
• إذا لم تكن متحققا من كيفية بدء بريد إلكتروني، فيمكن أن تعاونك هذه الخطوات الخمس في صياغة رسالة احترافية:

1. تخصيص غرضك

قبل أن تكتب رسالة بريد إلكتروني، اسأل نفسك عما تريد أن يفعله المستلم بعد قراءته. بمجرد تحديد الهدف من بريدك الإلكتروني، يمكنك التأكد من أن كل شيء تقوم بإدراجه في رسالتك يدعم هذا التدبير. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن يقوم المستلم بمراجعة تقرير قمت بإرفاقه، فدعهم يعرفون طبيعة التقرير، ولماذا تحتاجهم لمراجعته، ونوع التعقيبات التي تحتاجها ومتى تريد إكمال المأمورية.

2. النظر إلى جمهورك (المتلقي)

عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني، تأكد من أن نبرة صوتك تتوافق مع جمهورك. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مسؤول تنفيذي لم تقابله مطلقًا، فاحرص على الحفاظ على البريد الإلكتروني مصقولًا وخاليًا من أي دعابة أو أمور غير رسمية. من ناحية أخرى، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميل تربطك به علاقة جيدة، فقد تستخدم نهجًا أقل رسمية وأكثر ودية.

3. اجعل بريدك الالكتروني موجزا

قد يكون لدى المتلقي القليل من الوقت لقراءة بريدك الإلكتروني، لذا اجعله موجزًا ​​قدر الإمكان دون اغفال المعلومات الأساسية. حاول ألا تتناول الكثير من الموضوعات في وقت واحد لأن هذا قد يجعل رسالتك طويلة وصعبة القراءة وصعبة اتخاذ إجراء بشأنها. عند تعديل بريدك الإلكتروني، احذف أي معلومات لا صلة لها بالموضوع الذي تعالجه. استخدم جملًا قصيرة وبسيطة عن طريق إزالة الكلمات الحشوية والمعلومات الدخيلة. سيؤدي ذلك إلى جعل مراجعتك أقصر وأسهل في القراءة.

4. تدقيق البريد الإلكتروني الخاص بك

يوضح البريد الإلكتروني الخالي من الأخطاء الاجتهاد والاحتراف. قبل أن ترسل بريدًا إلكترونيًا، توقف لحظة للتحقق من وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية. أيضًا، تحقق جيدًا للتأكد من أنك قمت بتضمين أي مرفقات ربما أشرت إليها في رسالتك. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني مهمة لأصحاب المصلحة المهمين، فقد تطلب من مشرفك المباشر أو زميل موثوق به قراءتها قبل إرسالها.

الموضوعات ذات الصلة: 23 نصيحة تدقيق من شأنها تحسين سيرتك الذاتية

5. استخدم آداب السلوك المناسبة

قم بتضمين التحية اللطيفة والاحتكام إلى النبرة الودودة والمهذبة. بالإضافة إلى ذلك، يجب مراعاة المتلقي ووقته. على سبيل المثال، ما لم تكن حالة طارئة، تجنب إرسال بريد إلكتروني إلى جهة اتصال تطلب شيئًا بعد ساعات العمل أو أثناء وجودهم في إجازة.

6. تذكر أن تتابع

يتلقى معظم الأشخاص عدة رسائل بريد إلكتروني يوميًا، لذلك قد يفوتهم أو ينسوا الرد على رسالتك. إذا لم يرد المستلم في غضون يومي عمل، ففكر في التواصل مرة أخرى برسالة بريد إلكتروني ودية للمتابعة.

ذات صلة: أفضل طريقة لبدء بريد إلكتروني أو كتابة مقدمة رسالة الكترونية

شكل وهيكل البريد الإلكتروني الرسمي

هناك خمسة عوامل يجب اعتبارها عند ترتيب بريدك الإلكتروني. فيما يلي تفصيل لكل عنصر:

1. سطر الموضوع

هذه عبارة قصيرة تلخص سبب رسالتك أو الغاية من تواصلك. من المهم تضمين سطر الموضوع عند إرسال بريد إلكتروني احترافي حتى يعرف المتلقي بالضبط ما يمكن توقعه ويكون قادرًا على تحديد موضع الرسالة بسهولة إذا لزم الأمر. على سبيل المثال:

“متابعة : عرض المنتج”

2. التحية

هذا هو السطر الأول من رسالتك الإلكترونية ويعمل بشكل عام كتحية. على سبيل المثال:

“مرحبا سيد عبد العزيز ،”

3.  المحتوى أو المضمون الرئيسي

تمامًا مثل نص الرسالة، هذا هو المكان الذي ستشارك فيه رسالتك بالكامل. على سبيل المثال:

“شكرًا لك على حضور عرض المنتج الجديد صباح اليوم. لقد أرفقت ملف فيديو للتسجيل الكامل حتى تتمكن من مشاركته مع فريقك. واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة.”

4. الختام

هذا هو السطر الأخير من بريدك الإلكتروني قبل توقيعك ويجب أن يختتم رسالتك. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه تكرار أي طلبات قدمتها في نص رسالتك. على سبيل المثال:

“أتطلع إلى التحدث معكم يوم الخميس. شكرا لكم مرة أخرى!”

5. التوقيع

التوقيع هو المكان الذي تعرف فيه عن نفسك بالاسم والمسمى الوظيفي وأي معلومات أخرى ذات صلة باتصالاتك. تسمح لك معظم برامج البريد الإلكتروني بتحديد توقيع ثابت يكون تلقائيًا بالكامل.

• “بإخلاص،
• سامي شرف الدين
• مسؤول مبيعات مساعد
• شركة FBC، ​​Inc. “

ذات صلة: دليلك الاحترافي لكتابة بريد إلكتروني للأعمال (نصائح ونماذج)

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني المهنية

فيما يلي ثلاثة أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية:

1. إرسال بريد إلكتروني إلى جهة اتصال جديدة

سطر الموضوع: فرصة عقد بحث لتجربة المستخدم

مرحبا سيد مارك

اتمنى ان تصلك هذه الرسالة وانت في حالة جيدة. أتواصل معك اليوم لأنني أدير مشروعًا لإعادة تصميم التطبيق هنا في شركة FBC وأبحث عن متعهد أبحاث حاذق في تجربة المستخدم للمساعدة في تحليل مجموعات عديدة من بيانات اختبار قابلية التشغيل.

هذا مشروع مدته ثلاثة أشهر ويبدأ في الأول من فبراير، ونقدر أنه سيستغرق حوالي 10 ساعات في الأسبوع. يمكن إتمام جميع الأعمال عن بُعد، ولكن يمكنك استغلال مساحة العمل لدينا.

يرجى إخباري إذا كنت مهتمًا بهذا العمل ويمكننا خصخصة بعض الوقت لمناقشة التفاصيل بشكل أكبر. إنني أطمح إلى الإصغاء اليك.

• بإخلاص،
• سامي شرف الدين
• رئيس قسم تجربة المستخدم
• شركة FBC، ​​Inc.

الموضوعات ذات الصلة: أهم 11 من قواعد آداب البريد الإلكتروني التي يجب اتباعها للتواصل المهني

2. إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة

سطر الموضوع: تم إلغاء اجتماع التسويق

أهلا بالفريق،

تم إلغاء اجتماع استراتيجية التوزيع المزمع عقده بعد ظهر الغد.

أعتذر عن الإبلاغ المتأخر، لكنني أعلم أن الجميع سيرحب بالوقت الإضافي في يومهم. سوف نجتمع مرة أخرى في الموعد المحدد بانتظام الإثنين القادم.

• شكرا،
• سامي شرف الدين
• مدير تسويق مساعد

ذات صلة: الدليل: رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب (مع أمثلة)

3. متابعة البريد الإلكتروني

سطر الموضوع: Re: التوفر للاجتماع التمهيدي

مرحبا خديجة،

أردت فقط التحقق مرة أخرى فيما يتعلق بموعد اجتماعك مع السيد خالد. فقط دعيني أعرف ما إذا كان 5 حزيران (يونيو) أو 6 حزيران (يونيو) يناسبان بشكل أفضل جدولك الزمني.

• شكرا لك!
• آدم العطار
• مساعد تنفيذي
• FBC شركة

سواء كنت تدخل سوق العمل لأول مرة أو كنت تبحث فقط عن تحسين مهارات الاتصال الإلكتروني لديك، فإن تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي يعد مهارة بالغة الأهمية. باستغلال النصائح والأمثلة المذكورة أعلاه لتوجيه جهودك عبر البريد الإلكتروني، ستنتج رسائل فعالة في أسرع وقت.

الموضوعات ذات الصلة: كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية (باستخدام القوالب )